Organizar un fam trip en tu destino o tu empresa sigue siendo una estrategia de promoción excepcional.
Es cierto que ya no tienen el auge de otras épocas, pero es innegable que la mejor forma de promocionar un destino o un servicio turístico es hacer que quien tiene que venderlo (agentes de viajes, turoperadores, medios de comunicación) lo conozca de primera mano.
O lo que es lo mismo: que viva por sí mismo la experiencia turística que creamos para quienes nos visitan.
Para que todo salga como la seda y obtengamos los resultados que esperamos en términos de autoridad, conocimiento de la marca, reservas, etc. hay que emplear tiempo y recursos en organizar un fam trip que cumpla con una serie de requisitos.
Estas son algunas de esas claves.
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¿Quién organiza los Fam Trips y los Press Trips?
Los Fam Trips, o su versión dedicada a los medios de comunicación, suelen estar organizados por instituciones turísticas. Desde Turespaña, las oficinas de turismo, las consejerías y concejalías de turismo… hasta los patronatos de turismo, centros de iniciativas turísticas, etc.
Aunque no es algo exclusivo de las administraciones turísticas, ya que organismos como las universidades o los institutos de diversa índole pueden ser las impulsoras.
Esto, nos referimos, al sector público y con el objetivo de promocionar un destino en su conjunto.
Por iniciativa privada (y muchas veces en colaboración con lo público) se organizan fam trips por parte de cadenas hoteleras, empresas de actividades, turoperadores, líneas aéreas…
Siempre con la misma intención: dar a conocer (y probar) su producto turístico dentro de un programa de viaje con invitados estratégicamente seleccionados.
Organizar un fam trip: las claves para un alto retorno de la inversión
A la hora de organizar un fam trip hay dos aspectos importantísimos a tener en cuenta.
Por un lado, tenemos la selección de participantes.
Por otra, la selección de proveedores de servicios turísticos que van a crear el programa del viaje.
En cuanto a los participantes
Buena parte de la responsabilidad de que el fam trip que organizamos sea un éxito recae en que realizar una buena selección de participantes antes de lanzar las invitaciones.
Hay que recordar que los fam trips son viajes en los que la organización corre con todos los gastos, por lo que de primeras es probable que encuentres a muchas personas interesadas en asistir.
Pero no cualquier perfil de profesional turístico nos va a ayudar con su asistencia a conseguir los objetivos que mencionábamos antes.
Para empezar, es buena idea crear un listado de empresas y medios de comunicación de interés. Los criterios para crear este grupo variarán en función de los objetivos concretos que tenga la organización del fam trip, pero en líneas generales debemos considerar que estos candidatos sean:
- Turoperadores o agencias emisoras que tengan en su cartera de servicios nuestro destino o servicio y, por tanto, lo vendan en su país/es de origen (o la intención de incluirlos).
- Medios de comunicación especializados en viajes, turismo, tendencias que tengan una relevancia notable en su país o ciudad de origen.
Una vez realizada esta selección previa, toca seguir investigando hasta dar con la persona adecuada, dentro de cada organización, a la que le debemos extender la invitación para unirse al fam trip.
En el caso de las agencias, sería aconsejable invitar al jefe de producto.
Si hablamos de medios de comunicación, al redactor especializado en nuestro destino o servicio.
También se puede contemplar la idea de invitar a blogueros de viajes (blog trips) o a influencers especializados en el sector turístico (influence trips).
Como consejo, antes de enviar las invitaciones para organizar el fam trip ten preparadas las respuestas a posibles preguntas que te van a llegar, del tipo:
¿Puedo llevar a mi pareja al fam trip?
¿Es posible extender mi estancia un par de días más?
¿Tengo que asistir a todas las actividades del programa?
En cuanto a los proveedores de servicios turísticos
La selección de proveedores para organizar el fam trip es otra de las cuestiones que determinan su éxito.
En muchas ocasiones, los organizadores de los fam trips cuentan ya con colaboradores de confianza: alojamientos, restaurantes, actividades…
Por ejemplo, en CM City Tours organizamos tours de grupos por Málaga dentro de los programas de fam y press trips que visitan nuestra ciudad.
En otras ocasiones, toca de tirar de nuevo de investigación para hacer una preselección de los colaboradores del fam trip.
Lo ideal es que seleccionemos empresas turísticas que cuenten con servicios especializados para grupos y que, por supuesto, cuenten con una trayectoria que nos aseguren que el servicio que van a dispensar a nuestros invitados esté al nivel que se solicita.
Durante el fam trip
En la organización del fam trip la bienvenida a los participantes es un momento muy especial.
Ya sea en el aeropuerto o en la estación de tren, la llegada supone el primer contacto que el agente de viajes o el redactor va a tener con el destino y nuestros servicios.
Y ya se sabe lo que se dice de las primeras impresiones…
Por tanto, tener organizado en la bienvenida del fam trip un servicio de meet & greet con una guía que reciba a los participantes y les conduzca hasta su transporte les dejará una buena impresión y la tranquilidad de sentirse atendidos desde el primer momento.
A partir de ahí, toca hacer un riguroso seguimiento del programa de actividades, fomentando el buen ambiente entre el grupo y solucionando esos pequeños inconvenientes que siempre surgen en este tipo de viajes.
La organización del fam trip no acaba cuando despedimos al último participante
Una vez que el programa del fam trip llega a su fin y cada participante vuelve a su lugar de origen, viene la última parte del proyecto: medir el retorno de la inversión realizada.
En muchas ocasiones, en el propio acuerdo de participación que se firma entre la organización del fam trip y el invitado, aparece detallado el compromiso que adquiere el participante por su participación.
Puede ser el diseño de un programa de viaje al destino, la publicación de un publirreportaje, etc.
Pues bien, es tarea de la organización del fam trip certificar que efectivamente se da cumplimiento de ese compromiso, pidiendo a cada asistente, en un plazo de tiempo razonable, los programas y/o contenidos generados como consecuencia del fam trip.
Seguidamente y más a largo plazo, será cuando se tomen en consideración los indicadores previamente definidos para medir el retorno de la inversión del fam trip en términos económicos y de impacto publicitario.
Como decíamos al principio, la organización del fam trip requiere de un gran esfuerzo por parte de la organización para crear y desarrollar un programa de viaje que ponga en valor los principales encantos del destino, sus servicios y satisfaga las expectativas de los participantes.
Y si en este caso estás organizando un fam trip a Málaga o a la Costa del Sol escríbenos, que estaremos encantados de ayudarte a conseguir que el fam trip sea un éxito para todos.